Contexte professionnel

Une gestion documentaire délicate

-A la rentrée 2013-2014, j’ai été affecté au collège Gustave Flaubert de Pont-L’évêque en tant que contractuel admissible. J’ai rencontrée lors de la pré-rentré ma tutrice, elle-même nouvellement affectée dans cet établissement. Lors de notre première semaine, nous avons pu constater des manquements dans la gestion documentaire du C.D.I.. Trois activités faisant partie des compétences de documentaliste semblait avoir été négligé ces dernières années : le traitement documentaire et intellectuel des documents ; le « non-usage » du logiciel documentaire BCDI ; le désherbage.

-Concernant le désherbage, une étude des rayonnages du fonds documentaires montre une activité de désherbage quasi-inexistante : cinq ou six exemplaires du capitaine Fracasse dont un exemplaire de 1964 et deux autres des années 80 ; un livre documentaire sur les biotechnologies datant de 1987 ; des livres documentaires sur le cyclisme concernant Bernard Hinault ou encore Jacques Anquetil. Nombreux sont les exemples démontrant une politique de conservation du maximum de document dans le centre de ressource. A partir de ce constat, il a été entrepris un désherbage de l’ensemble du fonds documentaire associé à la saisie et le traitement documentaire de l’ensemble des livres du CDI.

 

Un cadre institutionnel, professionnel et scientifique

Un cadre institutionnel

-Les prescriptions institutionnelles concernant le désherbage sont celles qui concernent la politique d’acquisition. Néanmoins, dans le protocole d’inspection de 2007, le désherbage est clairement spécifié comme faisant partie des compétences d’un enseignant-documentaliste. En effet, il est indiqué qu’il est nécessaire de « pratiquer un désherbage régulier » (III Mettre à disposition des ressources et organiser la diffusion de l’information utile au sein de l’établissement).

Un cadre professionnel et scientifique

-La documentation professionnelle est riche en matière de désherbage. Activité à part entière de la politique d’acquisition d’un centre de ressources, le désherbage fait partie des charte d’acquisition éditée par la FABDEN ou par certaines bibliothèques. Elle fait l’objet de nombreux articles dans la BBF, ou encore le site savoir-CDI. C’est également un activité documentaire qui fait l’objet de document d’accompagnement pour les professionnelles produit par diverses institutions telles que les CRDP ou CDPP etc… A partir de l’ensemble de ces documents, on peut dégager un certain nombre de principes qui régissent cette activité quelque soit le lieu où elle est menée, une méthodologie et un certain nombre de critères dévaluation.

Principes régisseurs :

-L’activité de désherbage fait partie de la politique d’acquisition du centre de ressources. Dans les diverses procédures d’acquisition, elle se situe dans la première étape de la procédure d’acquisition à savoir « évaluer l’état du fonds » (charte d’acquisition de la FABDEN).

-L’activité de désherbage se justifie selon trois principes généraux selon le CDPP de Dordogne. Tout d’abord, un service de documentation n’est pas un service d’archives. Ensuite, une documentation périmée ou vieillie est responsable de la désaffectation du CDI par les élèves, participe de l’échec scolaire et de l’inappétence à la lecture, et donne une idée passéiste de la littérature de jeunesse. Enfin, toute partie intégrante de la politique d’acquisition, toute élimination doit être régulière et complétée par une politique d’acquisitions dans le même secteur.

De plus, il est nécessaire d’avoir comme le souligne Michel Mélot un espace clair et aéré car « il faut savoir que l’amoncellement de documents rend perplexe, embarrasse et agace beaucoup les lecteurs ». Si on enlève les livres désuets et/ou porteur de désinformation, le lecteur à ce moment là n’est plus noyé dans une offre qui a l’air abondante et qui n’aboutit pas.

Le but avec la pratique de désherbage n’est pas d’accumuler pour constituer une sélection mais de sculpter la collection (Michel Mélot)

Le désherbage : des critères variables

-Pour le désherbage, la nécessité d’une méthode s’impose. Parmi les critères propres à tous les types de document, il s’avère selon Michel Mélot que ceux sont les critères d’usage, c’est à dire les statistiques de prêt (que l’on soit en manuel ou en informatique) et l’âge du document c’est à dire sa date de publication, qui sont le plus souvent utilisé.

  • L’âge est le moins bon critère. Il n’est pas facile à appliquer selon les domaines (en sciences humaines ou en histoire). C’est beaucoup employé pour les périodiques.

  • L’usage est un critère objectif parce qu’il est chiffré sauf qu’on ne sait pas estimer, pour le moment, la consultation sur place. Ce critère d’usage n’est utilisable que pour les livres que l’on prête. Ce n’est pas un critère dynamique parce que cela mesure l’usage passé. De plus, un livre peut ne pas être beaucoup demandé, donc peu emprunté, mais d’autre part être excellent. Cela permet de définir néanmoins le cœur de votre collection.

-La question du désherbage des documents dépend notamment du type de document.

Ainsi, les manuels scolaires présents dans un CDI doivent correspondre à la réactualisation des programmes. Au-delà, ils sont éventuellement donner aux enseignants ou ils sont mis au pilon (dans le CDI en question, les manuels scolaires étaient conservés pour servir à des panneaux de présentation pour les élèves).

-Les dossiers documentaires ne peuvent être conservés que s’ils ne sont pas mis à jour régulièrement (nous avons retrouvé plus de deux dossiers documentaires obsolètes dans le CDI).

-Pour les romans, il est nécessaire de prendre en compte l’importance déterminante de l’aspect extérieur du document dans la décision de lecture, et doit faire acheter systématiquement les éditions récentes (satisfaisantes évidemment), surtout pour les classiques.

-Concernant les livres documentaires, le CRDP de Dordogne propose une méthode de désherbage des collections reposant sur l »âge du document, les prêts ou consultations dont il est ou non l’objet et les critères de valeur IOUPI (lien pour arrivée à la page).

-Les périodiques : la question des dates butoirs : doivent être modulé en fonction des utilisations développées dans l’établissement.

-La nécessité de prendre en compte le contexte du centre de ressource :

-A ces critères bibliothéconomiques se rajoutent ceux liés au contexte propre de l’établissement scolaire. Il faut savoir que chaque établissement est particulier. La même recette ne peut pas s’appliquer à tout le monde. Ainsi, un livre peut être désherbé en raison de son inadéquation avec l’age et les besoins des publcis notamment en raison de son niveau de langue ou alors du contenu propre de l’ouvrage.

Démarche administrative :

-Le désherbage doit être complété par l’établissement d’une liste globale et justifiée (manuels obsolètes, documents en mauvais état…), que l’on fait passer au CA par l’intermédiaire de l’intendant. Il est également possible d’éditer rapidement une liste sur BCDI. Pour être compris par l’ensemble des membres de l’équipe pédagogique, il est nécessaire d’objectiver et de rendre public, les principes de références, les critères et les procédures de sélection (charte acquisition de la FABDEN).

Cette démarche administrative est nécessaire pour faire admettre au public et à l’autorité de tutelle la nécessité de cette démarche. Il est vrai qu’il est difficilement compréhensible de demander un budget et d’éliminer des livres. En plus d’être un bien culturel, le livre recèle un capital symbolique. L’écriture est une matérialisation de la pensée, et le livre la demeure de la pensée. En plus, il existe un obstacle d’ordre affectif : pourquoi détruire quand on sait que certains manquent de livres ?

-Traitement physique des ouvrages désherbés :

-Les pratiques obligatoires lors d’un désherbage : on appose un tampon à l’encre rouge sur l’estampillage du document qui explique « exclu des collections » (du fonds d’origine), ou « mis au pilon».

Le désherbage: des acteurs et un public:

– Les acteurs concernés par l’activité de désherbage au sien du CDI sont essentiellement les deux enseignants-documentalistes du CDI dont cette activité fait partie de leur compétences professionnelles. Néanmoins, cette activité nécessite également l’intervention potentiel du conseil d’administration, instance de décision qui doit être tenu au courant des documents désherbés. Cette activité nécessite également la collaboration de l’équipe pédagogique et notamment des enseignants de disciplines qui par leur expertise peuvent formulés un avis concernant tel ou tel ouvrage.

-L’activité de désherbage est destinée à mettre à disposition un fonds documentaire à jour et répondant aux diverses besoins du public du centre de ressources. Ainsi, les élèves et les membres de l’équipe pédagogique constitue le public pour qui cette activité documentaire est mise en œuvre. Les enseignants de discipline sont également un public vers lequel il est nécessaire de justifier et d’expliquer l’activité de désherbage. En effet, sur le principe qu’on ne jette pas les livres, beaucoup d’entre eux sont réfractaires à l’idée de désherber un livre en raison de sa vétusté. En effet, pour certains d’entre eux cet acte est assimilé à du « gaspillage ». Elle est donc nécessaire de communiquer auprès d’eux sur cette question.

Le désherbage du fonds de fiction du fonds de documentaire

-Étant donné qu’une grande partie partie du fonds n’était pas traiter sur le logiciel documentaire, ma conseillère pédagogique m’a demandé de procéder au traitement documentaire de tous les livres de documentaire et de fiction afin de les rentrer dans la base de données BCDI. Je lui ai proposé d’effectuer par la même occasion le désherbage de la collection des livres du CDI.

-Néanmoins, au préalable, nous avons procédé à l’élimination de plus de trois cent dossiers documentaires présents dans le CDI. En effet, ceux-ci n’étaient plus à jour et constituaient un fonds d’image pour la réalisation de panneaux de présentation de thèmes réalisés par les élèves. Que ce soit dans le domaine de la géographie (pays de l’Union Européenne au début des années 2000 etc…) ou dans le domaine des technologies (pas de présence du DVD dans les technologies audiovisuelles ; dossier documentaire consacré à internet évoquant le « bug de l’an 2000 »), les dossiers documentaires n’avaient aucun intérêt documentaire et constituaient donc une source de désinformation. Cette élimination physique s’est accompagné de la destruction des notices catalographiques enregistrées sur BCDI pour une partie de ces dossiers.

-A travers ce premier travail, il m’est apparu que la question de la mise à jour et de la véracité des informations présentes dans un document constituent des critères majeurs pour l’évaluation d’un document dans le cadre d’une démarche de désherbage.

Les livres documentaires

-C’est d’ailleurs un des principaux critères retenus pour l’évaluation des livres documentaires. Ainsi, le désherbage du fonds de livres documentaires s’est révèle être plus fastidieux que le fonds de fiction. En effet, il est nécessaire de consulter la table des matières ou le sommaire pour voir exactement de quoi est constitué le fonds de l’ouvrage. Parmi les livres de documentaire désherbés, certains étaient complétement obsolètes. On peut notamment citer un livre sur les bio technologies datant de 1986 ou encore un livre sur les systèmes de mesures et les ordinateurs datant de 1988.

Les bio technologies (1986)

Les bio technologies (1986)

Systèmes de mesure et ordinateurs

Systèmes de mesure et ordinateurs

Avec ce critère d’actualité de l’information, il est nécessaire également d’analyser la qualité physique de l’ouvrage c’est-à-dire d’une part voir s’il est abîmé et s’il a fait l’objet de plusieurs réparations mais aussi de vérifier si le graphisme n’est pas trop désuet. A cela s’ajoute la vérification de la richesse du fonds dans ce domaine. Il s’avère que pour certains ouvrages, diverses critères se recoupent. Par exemple nous avons désherbés un livre sur les chevaux datant de 1994. Celui-ci emprunté à de nombreuses reprises été très abimé. De plus, il se trouve que le CDI bénéficie d’un fonds sur les chevaux très imposant. On compte plus d’une dizaine d’ouvrages sur le sujet. Il a donc été décidé de mettre cet ouvrage au pilon.

Les chevaux en 1000 photos

Les chevaux en 1000 photos

D’autres livres nécessitent une analyse fine de tous ces critères et le concours de ma conseillère pédagogique. Concernant les livres documentaires, l’usage est également pris en compte. Néanmoins, ce critère est fortement tributaire de la qualité de l’information contenue dans le livre en question.

Les livres de fiction

-Le désherbage concernant les livres de fiction reposait sur plusieurs critères majeurs. Tout d’abord le critère de l’apparence physique. En effet, à la suite de mes lectures, j’ai réalisé l’importance de l’apparence du livre dans leur critère de sélection d’une œuvre. Ainsi, les éditions jaunies, abîmées, déjà réparées ou datant de plus d’une quinzaine d’années ont été désherbé. Le critère de l’âge est important car il prend en compte le caractère désuet ou non de l’exemplaire. Ainsi, certains exemplaires ont été mis au pilon en raison du caractère désuet de l’édition.

Néanmoins, le désherbage de ce type de documents dépend également de la présence ou non dans le fonds de plusieurs exemplaires de ce livre. Ainsi, un exemplaire du Seigneur des anneaux rassemblant les trois tomes a été désherbé en raison de son état, de son peur d’ergonomie en matière de confort de lecture pour un élève de collège mais aussi en raison de la présence dans le fonds de deux exemplaires de la trilogie divisés en trois tomes.

Le seigneur des anneaux

Le seigneur des anneaux

C’est également le cas pour un exemplaire d’Histoires extraordinaires d’Edgar Allan Poe. Celui-ci, vétuste et abimé, a été désherbé en raison de la présence dans le fonds de trois autres exemplaires de cet oeuvre. DSC01301B

A l’inverse, certains livres ont été conservés en raison de la présence d’un seul exemplaire dans le fonds. Ce critère était d’autant plus renforcé si c’était une œuvre susceptible d’être évoquée dans le programme de français. Ainsi la prise en compte des programmes de français au collège et des œuvres potentiellement évoquées a fait partie de l’évaluation de certains livres de fiction.

La prise en compte de l’usage des livres est un critère également déterminant dans la sélection d’ouvrages de fiction désherbés. Un exemple pertinent de la prise en compte de ce critère est la désherbage des livres de la collection « Un livre dont vous êtes le héros ». En effet, le CDI a dans son fonds une trentaine de livre de fiction de cette collection. Or, lors du désherbage, il s’est avéré que ces éditions datant des années 1990 et abîmées étaient encore régulièrement empruntées ces dernières années d’après les fiches d’emprunt présentes dans ces ouvrages. Ainsi des ouvrages destinés à être désherbé ont été conservés. Néanmoins, une partie de cette collection – la plus vétuste – a tout de même été mise au pilon.

Certains ouvrages ont été désherbés en raison de leur caractère non-adaptés à un public de collège. Ainsi le livre Rosemary baby a été désherbé pour cette raison.

La prise en compte des contraintes budgétaires :

-Hormis tous ces facteurs propres à un activité de désherbage, la prise en compte du budget du CDI a constitué un critère de sélection pour certaines œuvres et notamment des classiques. On peut citer par exemple Si c’est un homme de Primo Lévy.

En effet certaines priorités ont été établies en début d’année par ma conseillère pédagogique qui ont eu un impact fort sue le budget du C.D.I.. Parmi eux, la constitution d’un fonds de document pour l’orientation à jour et l’acquisition d’une nouvelle version de BCDI ainsi que l’acquisition de E-sidoc. Ces deux priorités induisent des coûts financiers importants qui se sont répercutés sur le budget du CDI. Ainsi, il s’est avéré très vite qu’il était impossible de remplacer de façon systématique un livre désherbé soit par un autre livre, soit par une édition plus récente ou plus adaptée au public de l’établissement. De ce fait la question de l’évaluation de la vétusté d’un livre a été revu de façon à ce que l’activité de désherbage ne prenne pas la forme d’une « amputation du fonds » sans politique d’acquisition en aval.

La mise en œuvre d’une liste des livres désherbés

-A la suite de mes lectures, il m’est apparue nécessaire de mettre en place une liste des livres désherbés. Une liste sur laquelle apparaîtrait les différents critères justifiant l’élimination de tel ou tel document. En effet, après avoir entamé la procédure de désherbage, il s’est avéré qu’aucun document ne tenait à jour le nombre et l’identité des livres désherbés. Or ce type de documents constitue d’une part un document nécessaire à la présentation et notamment au CA des résultats de la procédure de désherbage mais constitue également pour l’enseignant-documentaliste une ressource non négligeable et notamment pour le rachat éventuel de certains livres dans des éditions plus récentes et réactualisées.

J’ai donc demandé à ma conseillère pédagogique qui m’a indiqué que selon elle, ce type de liste présentée au CA n’était pas nécessaire et notamment dans la mesure ou les livres désherbés n’était pas répertoriés. J’ai tous de même décidé de constituer une liste. Celle-ci permet notamment de quantifier le nombre d’ouvrages désherbés au cours de l’année mais permet aussi de justifier pour chaque livre après leur élimination les raisons pour lesquelles ils ont été désherbés.

Selon moi, ce type de document me paraît essentielle dans ce type d’activité d’autant plus que le logiciel documentaire ne permet pas de constituer cette liste dans la mesure où la majeure partie des ouvrages ne sont pas entrés dans la base documentaire et ne peuvent donc pas être classé comme « mis au pilon ».

Le désherbage: un travail collectif

-L’activité de désherbage des livres de fiction et des livres documentaires m’était déléguer. Or, très rapidement, j’ai questionné régulièrement ma conseillère pédagogique pour certains ouvrages. En effet, certains critères sont sujets à interprétation et tout particulièrement la question de la vétusté d’un livre. D’autant plus que ces critères interagissent entre eux (exemple : si une édition de L’ile au trésor paraît vétuste, il peut être nécessaire de la garder en raison de la présence d’un seul exemplaire dans le fonds et d’un budget ne permettant pas le rachat de l’œuvre).

Ainsi, pour la plupart des livres que je décidais de mettre au pilon, je lui demandais son avis au préalable. Cela permet notamment d’avoir un autre regard sur son jugement mais également d’échanger et donc d’apprendre ainsi que de peaufiner la finesse de la désélectionner de certains documents. Cet échange a donné lieu à la mise en place progressive de critères d’évaluation prenant en compte les particularités propre au CDI (mettre en annexe le résumé de la prise de note effectuée durant l’année).

Le désherbage: une activité raisonnée et située pour répondre au besoin des publics

A travers cette expérience, j’ai acquis un certain nombre de connaissance et de compétences concernant la pratique du désherbage d’un fonds documentaire d’un établissement du second degré:

  • La nécessité de recouper les critères lorsque le fonds est en grande partie obsolète afin d’éviter une « amputation du fonds ». Le désherbage est une activité situé dépendant du contexte documentaire de l’établissement d’où la nécessité d’un diagnostique du fonds.
  • Une politique de désherbage doit être clairement affichée et écrite. Il est nécessaire de communiquer auprès de l’équipe pédagogique.
  • Le désherbage est une activité qui nécessite l’échange de point de vue afin d’éviter les erreurs au maximum.
  • Il faut supprimer l’ouvrage de l’inventaire et prévoir des listes de rachat en conséquence.

-D’un point de vue plus personnel, cette première expérience d’une activité de désherbage raisonnée et organisée a contribué à renforcé ma posture professionnelle. En effet, accordant moi-même beaucoup d’importance à la valeur d’un livre, la mise au pilon systématique des ouvrages vétustes, non à jour ou non-adapté au public était un principe qui m’échappait. Cette activité a renforcé ma vision du métier qui consiste notamment à la mise à disposition de ressources répondant aux besoins des élèves. Le désherbage est une démarche permettant de répondre à cette exigence de notre métier. Il est donc fondamentale d’en avoir une pratique régulière.